Document Management System

DMS là gì ? | Tháng Ba 14, 2010

Document Management

Mục đích:

Trong những năm gần đây, sự phức tạp trong sản phẩm tăng lên kéo theo việc độ phức tạp của các công cụ phát triển tăng theo, như là hệ thống hỗ trợ thiết kế bằng máy tính (CAD – Computer-aided Design).  Và các quy trình sản xuất ngày càng tiên tiến hơn, như là hệ thống hỗ trợ sản xuất bằng máy tính (CAM – Computer-aided manafacturing). CAD và CAM là những công cụ thường được dùng để tối ưu thời gian và chất lượng sản xuất

Khi quy trình này trở nên phức tạp hơn, những hệ thống dành cho việc quản lý những tài liệu kỹ thuật cần tinh vi hơn.  Nhiều phương pháp khác nhau cho việc mô tả trong sản xuất (như là bản vẽ thiết kế, ảnh và văn bản) làm gia tăng rất nhiều trong việc lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số. Chất lượng và khả năng đáp ứng kịp thời của tài liệu ngày càng trở nên quan trọng. DMS trong hệ thống SAP mang lại những ưu điểm như sau:

-          Nếu liên kết việc quản lý tài liệu với hệ thống phát triển và sản xuất trên máy vi tính thì ta sẽ tránh được việc dư thừa dữ liệu. Đảm bảo được tính nhất quán của dữ liệu và giảm thiểu khối lượng công việc trong việc nhập và cập nhật dữ liệu.

-          Để sử dụng những dữ liệu lớn một cách hiệu quả chúng ta cần có thể trao đổi dữ liệu nhanh chóng và an toàn. Bạn có thể truy xuất dữ liệu trực tiếp bằng việc sử dụng những công cụ tìm kiếm hoặc tìm kiếm những tài liệu bằng việc sử dụng những từ khóa mà bạn biết. Bạn cũng có thể tìm và hiển thị tài liệu (hồ sơ gốc) thông qua internet/intranet.

Bằng việc giảm thời gian truy xuất và khối lượng công việc trong những tác vụ thông thường, bạn có thể giảm thiểu chi phí một cách đáng kể.

-          Bạn có thể sử dụng việc phân phối tài liệu (Document Distribution) để phân phối tài liệu được quản lý trong DMS (bằng tay hoặc tự động theo quy trình cụ thể của công ty).  Điều này đảm bảo rằng những nhân viên chịu trách nhiệm cũng như đối tác bên ngoài có thể xem hoặc xử lý thông tin mới nhất.

-          Những nguyên tắc về “trách nhiệm sản phẩm” (product liability law) nghiêm khắc hơn. Điều đó nghĩa là nó trở nên ngày càng quan trọng đối với các tài liệu lưu trữ trong vòng đời của sản phẩm. Chất lượng của một sản phẩm là bao gồm quy trình sản xuất và toàn bộ môi trường được tổ chức, cũng như chính sản phẩm đó. Một công ty muốn được chứng nhận về quản lý chất lượng (ISO 9000 tới 9006) chỉ có thể đáp ứng yêu cầu chất lượng nghiêm ngặt bằng cách sử dụng những chức năng quản lý tài liệu hiệu quả cao.

SAP Document Management đáp ứng tất cả các yêu cầu phức tạp đó. Ngoài việc quản lý tài liệu, nó còn  phối hợp với việc xử lý tài liệu. Bạn có thể tự động hóa toàn bộ vòng đời của một tài liệu: từ việc tạo tài liệu đến lưu trữ, từ việc truy cập đến cập nhật. Mỗi tài liệu có thể truy cập ngay lập tức từ bất cứ máy tính nào trong hệ thống mạng.

Đồng bộ:

SAP Document Management bao gồm một loạt các chức năng để quản lý các tài liệu có thể được lưu trữ ở cả SAP hệ thống của bạn lẫn các hệ thống bên ngoài.

Theo như sơ đồ các đối tượng  thì bạn có thể duy trì các tài liệu trong hệ thống SAP chuẩn:

Những đặc tính:

SAP Document Management  mang đến cho bạn một loạt các chức năng cho việc quản lý tài liệu của sản phẩm và bảo đảm không phát sinh vấn đề khi trao đổi dữ liệu giữa những ứng dụng khác nhau.

Ví dụ: [Processing Options ]

Sự đồng bộ của Document Management trong nhiều ứng dụng của hệ thống SAP và những chức năng của nó cho những giao tiếp với hệ thống bên ngoài giúp bạn có nhiều các khác nhau để xử lý tài liệu. Vì sự đồng bộ cao này nên Document Management là một trong những chức năng chủ đạo trong Logistics.

Theo như hình bên dưới sẽ cho thấy sự đồng bộ của Document Management trong hệ thống SAP:

Sự đồng bộ cao trong hệ thống SAP cho phép một loạt các chức năng và nhiều sự lựa chọn để bạn tùy chỉnh hệ thống của bạn phù hợp với những yêu cầu riêng biệt của công ty. Document Managemetn có thể điều chỉnh cho phù hợp với những nhóm người dùng khác nhau và các lĩnh vực sản xuất.

Những ví dụ bên dưới sẽ cho thấy một số cách quản lý tài liệu trong những khu vực khác nhau của một công ty.

Ví dụ 1:

Trong văn phòng thiết kế, quản lý tài liệu thường được dùng để quản lý bản vẽ.

Tất cả bản vẽ thiết kế có thể được liên kế với những dữ liệu master của vật tư.

Việc sử dụng chức năng phân loại bạn có thể tìm kiếm một chi tiết lắp ráp hoặc copy của hình vẽ của chi tiết đó đến hệ thống CAD (thông qua gia tiếp CAD)

Ví dụ 2:

Những công ty xử lý những tài liệu phức tạp có thể dùng những kết cấu tài liệu [document structures] để tổ chức tài liệu. Tất cả tài liệu và văn bản được kết nối một cách logic và được nhóm cùng nhau torng một cấu trúc tài liệu.

Ví dụ 3:

Một routing chứa một chuỗi các hoạt động sản xuất ra một sản phẩm.

Tài liệu có thể được phân bổ tới các hoạt động trong một routing như công cụ hoặc nguồn lực sản xuất. Những tài liệu đó có thể được dùng như mô tả những đặc tính của sản phẩm hoặc để lưu trữ cho những yêu cầu kiểm tra.

Ví dụ 4:

Tài liệu có thể liên kết với nhiều dự án.

Bạn có thể dùng document hierarchy (phân cấp tài liệu) để phân quyền cho những thư mục sản phẩm riêng biệt chỉ được giao cho những người quản trị chịu trách nhiệm về sản phẩm đó.

Sử dụng những chức năng quản lý trạng thái (status management), bạn có thể xác định rằng một thư mục dự án chỉ có thể công bố hoàn thành khi tất cả các tài liệu trong thư mục (ví dụ: bản vẽ, văn bản) được hoàn thành (release).

About these ads

Posted in DMS Overview

Để lại phản hồi »

Gửi phản hồi

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

Giới thiệu về tác giả

The author does not say much about himself

Tìm kiếm

Sự điều hướng

Chuyên mục:

Liên kết:

Lưu trữ:

Dòng thông tin

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: